GTD とは？タスク管理のやり方と役立つツールを紹介

物議を醸す意見かもしれませんが、人間の脳は情報を保存するようにはできていません。というのも、To-Do やリマインダーで頭の中がごちゃごちゃしていると、実際にやるべき仕事に使える脳の力が減ってしまうからです。

これが、Getting Things Done (GTD メソッド) の基本原則です。頭の中の To-Do を To-Do リストツール に移すことで整理すれば、ストレスを感じることなく重要な仕事に集中することができます。この記事では、GTD ストレスフリーの仕事術、整理術として知られる手法をご紹介します。仕事が進まないと悩んでいるなら、GTD を実践してみましょう。現在のタスク管理を見直すきっかけにしてみてください。

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GTD とは？

GTD (Getting Things Done) とは、「頭の中で管理している情報が多ければ多いほど、生産性や集中力が低下する」という信念に基づいた手法です。この手法では、仕事に関する情報管理を頭脳に頼るのではなく、外部の整理された情報源に保存することを推奨しています。そうすることで、「次に何をすればいいのか」を常に把握することができ、仕事の見落としを心配する必要がありません。

GTD はタスク管理手法として有名です。次のようなビジネスパーソンにおすすめです。

• 生産性を上げたい人

• 効率性を上げたい人

• 仕事が進まないと悩んでいる人

• 時間を最大限効果的に使いたい人

記事: 最高の成果を出すためのタイムマネジメントのコツ、タイムマネジメント術、クイックウィン (すぐできる改善) 18 選

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GTD のメリットとデメリット

GTD はタイムマネジメント術のひとつであり、他のタイムマネジメント術と同様に、メリットとデメリットがあります。どの戦略を実行するかは、あなたがタイムマネジメントでどのようなスキルを向上させたいかによって大きく異なります。

GTD のメリット

GTD システムは、簡単に設定でき、フレキシブルに活用できます。GTD には、次のようなメリットがあります。

• 自分が担当している仕事をすべて覚えようとすることによる、認知的な負荷や精神的な負担を軽減できる。

• マルチタスク を排除することで、 フロー状態に入る 時間を増やせる。

• アクションが不要なものも含むすべての情報に関する唯一の情報源を構築できる。

• 自分が抱えている仕事を明確に把握することで、必要に応じて簡単に 優先順位 をつけ直したり、スケジュールを変更したりできる。

GTD のデメリットは？

GTD を実践する前に、以下のポイントに注意してください。

• 設定に時間がかかる : タスク管理システム を活用して、すべての作業を文書化しましょう。

• 自由度が高すぎてしまう場合がある : GTD では、タスクを整理するだけで、1 週間や 1 日の仕事のスケジュールを立てることはできません。人によっては、この自由度の高さが苦手な人もいるでしょう。そんな場合はタイムブロッキングやタイムボクシングのような別のタイムマネジメント術を GTD と組み合わせてみましょう。

記事: 時間区切りのテクニック: 目標指向型の時間管理戦略

GTD の進め方: 5 つのステップ

それでは実際に、GTD のやり方について見ていきましょう。GTD には、5 つのステップがあります。

1. 把握する (収集)

2. 見極める (処理)

3. 整理する (整理)

4. 更新す る (レビュー)

5. 実行する (行動)

その各ステップで Asana のような外部ツールを使い、今後の仕事をカタログ化して整理することで、To-Do を頭で管理する必要がなくなります。GTD で仕事を整理できたら、タスクの実行へもスムーズに移ることができるでしょう。

では、それぞれのステップを詳しく見ていきましょう。

1. 把握する (収集)

仕事を整理するには、まず頭の中以外の場所で仕事を把握する必要があります。デビッド・アレン氏はこの場所を、どんなツールが使用されているかに関わらず、「受信トレイ」と呼んでいます。なぜなら、タスク、情報、リマインダー (アレン氏はこれを「物事」と呼んでいます) は、すべて受信箱に直接入るからです。メールの受信トレイというよりも、後で処理する情報のタスクリストと考えてください。

このステップでは、以下 3 点を考慮に入れておきましょう。

① 情報を把握する場所を決める

個人の生産性を向上させたいのであれば、 To-Do リスト を使って自分の仕事を管理するのがおすすめです。また、チームで仕事をしている場合は、自分の仕事を把握して管理するだけでなく、チームの仕事も整理、管理するために、 ワークマネジメントプラットフォーム を活用しましょう。

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② 「整理」ではなく「把握」に集中する

把握した仕事が整理または文書化されていなくても心配ありません。最初のステップは、あなたの “ 物事 ” を頭の中から外部の情報源に移すこと、つまりタスクの可視化です。書き出して把握することは、To-Do をよりよい生産性システムに整理するための最初のステップといえます。

このステップでは、簡単に情報が把握できるシステムを使用しましょう。GTD では、情報が頭の中に入ってきたら、すぐにそれを可視化することが重要です。これにより、負荷が軽減され、見落としをなくせます。必要に応じて、文書やコラボレーター、期日、重要な詳細などの背景情報を追加してください。

③ バーチャルシステムの利用

これらの “ 物事 ” のすべてを把握するには、アナログではなくデジタルなシステムを使うのが一番です。ノートにひとつひとつ書き出して To-Do リストを作ると、項目を消したときの高い満足感が得られますが、To-Do を管理するには最悪の方法でもあります。実際には、手書きの To-Do リストはうまく整理されていないことが多く、間違いや見落としも起きがちで、非効率的です。

Asana は、To-Do はもちろん、その仕事が大切な理由も、達成する方法も明確に把握できるワークマネジメントシステムです。

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