毕业季，送你一份论文格式调整指南

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

当一个同学问我论文格式问题时，我欣然应允，当两个、三个同学问我论文格式问题时，我意识到了某个问题的存在，当预答辩的老师在那里说着「你们不会比对着学校的格式要求一个一个看吗」的时候，我终于恍然大悟，啥，就那个写的不清不楚的东西？所以我打算以硕士论文模板为基础，自己整理一份 Word 版论文格式要求，补充一些缺失细节的同时，给出在 Word 中进行这些格式设置的方法。文中一些图片可能无法看清楚，可以点开大图查看。

不使用 LaTeX 的原因主要是学校要求最后的提交版本是 doc 或 docx 格式，而 LaTeX 转 Word 终究无法尽善尽美。

为了描述方便，先声明 Word 中几个区域的标准叫法，如下图所示。

1. 论文组成

学位论文主要部分由前头部分、主体部分和结尾部分（只限必要时采用）组成，各部分包含的内容如下表所示，其中，扉页和摘要需要中英两种格式，主体部分通常有页数要求，与学校、学位类型都有关。

类别	组成
前头部分	封面，扉页（题名页），声明（独创性声明），摘要，目录，插图和附表清单（只限必要时），缩略字、缩写词、符号、单位表（只限必要时），名词术语注释表（只限必要时）
主体部分	绪论（前言、引言、绪言），正文，讨论、结论和建议
结尾部分	参考文献，致谢，攻读学位期间发表的论著、获奖情况及发明专利等项，作者从事科学研究和学习经历的简历，可供参考的文献题录（只限必要时），索引（只限必要时）

2. 格式要求及设置方法

2.1 纸张大小与版芯

要求纸张大小为标准 A4 复印纸（210mm×297mm），版芯（打印尺寸）160mm×247mm（不包括页眉行、页码行）。

Word 默认纸张大小为 A4，但默认版芯大小和需求不同，而且没有办法直接设置，需要通过调整页边距来得到。页边距等于纸张大小减去需要的版芯尺寸，以左右页边距为例，大小为 (210-160)/2=25mm，上下页边距经过计算同样为 25mm。

在智能搜索框搜索「页面设置」，然后在弹出的窗口中将上下左右页边距均设置为 2.5cm。

2.2 正文

Word 中大部分格式设置的基准都是正文，因此首先来设置正文格式，且为了减小对其它部分的影响，遵循最小更改原则。正文格式要求为

汉字小四号宋体，外文、数字字号与同行汉字字号相同，字体为 Times New Roman 或相近字体；
每页 30～35 行，每行 35～38 字。

这里缺少行距和对齐方式的说明，网上有部分说法为行间距设置为 1.5 倍，但很可惜不满足第二个要求，学校的模板论文行间距设置为固定值 22 磅，满足要求。为了排版美观，对齐方式选择两端对齐。

右键「开始」选项卡「样式」功能区的正文一栏，设置字体、字号、行间距和对齐方式，如下图所示。

格式要求中还缺少对段落缩进的说明，为了不对正文样式产生影响，采用写作时手动在每一段起始输入 Tab 键的方式。由于 Word 默认的制表位为 1.75 字符，我们需要先将其修改为 2 个字符，方法如下图所示。

键入四个空格可以取得相同的效果，上图中打开了「段落」功能区的显示/隐藏编辑标记，可以让我们看到这两种方式的异同，该按钮也可以用于删除空白页时查看隐藏编辑标记。

2.3 标题

论文标题的排版格式要求如下表，只分至第四级，再分可用（1）（2）或（a）（b）等形式。不同级标题的阿拉伯数字编号之间用点「.」（半角实心下圆点）相隔，最末级编号之后不加点。摘要、目录、参考文献、致谢等标题作为第一级标题排版。

标题	字号字体	格式	举例
第一级(章)	二号黑体	居中，占3行	第 1 章 XXX
第二级(条)	三号黑体	居左，占2行	1.1 XXXXXX
第三级(款)	四号黑体	居左，占2行	1.1.1 XXXXXX
第四级(项)	小四号黑体	居左，占1行	1.1.1.1 XXXXXX

隐藏的要求包括

一级标题为第 1 章、第 2 章，不能是第一章、第二章，且中文和数字间应有空格
一级标题占 3 行的含义是段前 1 行，段后 1 行；二三级标题占 2 行的含义是段前 0.5 行，段后 0.5 行
标题中出现的外文和数字字体依然是 Times New Roman，字号与同行汉字字号相同

多级标题的格式设置和正文相似，都是在「开始」选项卡的「样式」功能区进行修改，下面以一级标题为例进行演示，字体设置时字形默认为加粗，记得勾选为常规，行距本身应该为单倍行距，但最终效果不太好，因此选择了保持和正文相同。

用同样的方式设置二级和三级标题，字体字号参照上面的格式要求，对齐方式选左对齐，段前段后 0.5 行。「样式」功能区的标题级别只到标题 2，三级标题及以下默认是隐藏的，但是在使用一次上一级标题后就会自动出现，比如，使用一次二级标题后，标题 3 就会出现在「样式」功能区，此时即可对其进行修改。

样式设置好之后，插入标题只需要左键点击样式功能区的对应标题级别即可，然后输入想要的标题名。注意，此时插入的标题是没有第 1 章或 1.1 这样的标号的，需要自己从「开始」选项卡「段落」功能区的多级列表中添加，添加后还需要自己在标号和文字中间加入一个空格。

在「视图」选项卡的功能区中开启导航窗格，可以实时查看各级标题，我们写了一个例子来展示三个级别标题的效果，如下图所示。

2.4 图表和公式

2.4.1 插图

插图包括示意图、曲线图、框图、流程图、布置图、地图等，要求有图号、图题、图例。图号编码用章序号，如「图 2.1」表示第 2 章第 1 图。图号与图题文字间置一字空格，置于图的正下方，图题用五号字，字体可用宋体，须全文统一，图中标注符号文字字号不大于图题的字号。此外还有几个补充说明

图题与图应当连在一起，不能断页；
图的横纵坐标应有单位，中英文应统一；
图片中空白部分不能太多，不然老师会给出图片太大的评价；
考虑到黑白打印，统计图表不要使用颜色区分，柱状图饼图等使用不同的填充线条，折线图的点使用不同几何图形。

由于我们将正文行距设置为了固定值，此时插入图片只会显示一小部分（默认插入格式为嵌入式），一种解决办法是将图片格式设置为文字环绕-上下型，但这种方式会导致图片浮动在正文中，稍有不慎就不知道飘到了哪里，合适的解决办法是在「开始」选项卡「样式」功能区新建一个单独的图片样式，如下图所示。考虑到插入图片样式的不同，若有必要可设置段前 0.5 行。

在待插入位置点击样式功能区的「图片」，然后从「插入」选项卡插入来自设备的图片，即可完成图片的插入。为了将图号与章节序号关联，使得论文改动时它可以自动更新，我们使用题注功能插入图号与图题，如下图所示。右键图片，选择「插入题注」，原生的标签是「图表」两个字，选择新建标签「图」，然后在点击编号弹出的菜单中选择「包含章节号」，分隔符设定为句点，最后，插入位置选择在所选项目下方，正文中用到该图，可以利用「引用」选项卡中的交叉引用插入。

第一个题注插入成功后，「开始」选项卡「样式」功能区将出现「题注」样式，修改其格式为单倍行距，居中对齐，字体与正文相同，中文宋体，数字和英文 Times New Roman，字号为五号。

在用以上方法插入图片和图片标题时，图片与前文段落间距、图片与图题间距、图题和后文段落间距应当是比较合适的，如果有问题，可以在样式设置时自行调整段前段后间距。

2.4.2 表

表号也用章序号编码，比如，表 2.1 是第 2 章中的第 1 表，表题与表号之间空 1～2 字，置于表的上方居中，用五号宋体，表中的内容字号不大于表题的字号。

格式要求中对于行高和列宽都没有指定，表题与上文内容的间距、表题与表的间距、表与下文的间距也都没有说明，但如果我们采用下面提到的插入方式，这些都可以不关心，毕竟，所有没说明的格式都可以用一句「排版美观即可」来描述。另外，一般要求表为三线表，插入步骤如下

在「插入」选项卡的「表格」中选择需要的行和列数量；
选中表格，选择无框线，然后勾选上框线和下框线；
选中表格首行，勾选下框线，此时得到三线表；
向表格中填入内容，全选然后将内容字号设置为五号；
选中表格，右键选择「插入题注」，和图片一样，新建「表」标签，调整编号，但位置选择在所选项目上方。

题注设置及最终的效果如下图所示。

2.4.3 公式

公式包括数学、物理和化学公式，正文中引用的公式、算式或方程式等可以按章序号用阿拉伯数字编号（式号），如：式（2.1）表示第 2 章第 1 式，公式一般单行居中排版与上下文分开，式号与公式同行居右排版。要补充的细节有两点：

式号用英文括号包围，不使用中文括号；
公式的释义用统一的表达方式，比如「其中」「式中」。

MathType 是广泛使用的公式输入插件，但考虑到 Word 目前支持以 LaTeX 格式输入公式，这将是我们的首要选择。另外，为了令公式居中而式号右对齐，一种做法是整体右对齐，然后在公式和式号中间插入空格，我们采用另一种更简单的办法，也就是使用一个单行三列的表格，将公式居中置于第二个单元格，将式号右对齐置于第三个单元格，然后隐藏所有边框。公式在固定行距下显示不全，因此使用单倍行距，基于它和图片的相似性，我们采用图片样式进行插入，插入具体步骤如下：

插入单行三列表格，光标移动到第二个单元格，点击样式功能区「图片」样式；
在第二个单元格插入公式，此时功能区为公式的相关选项，选择 LaTeX；
以 LaTeX 形式输入公式，将公式显示模式更改为「嵌入」；
在第三个单元格输入式号，设置为右对齐；
隐藏框线。

设置前和设置好的对比图如下：

公式的编号面临和图号表号一样的问题，即后续编辑时的自动更新和文中的引用问题，公式较少时依然以直接输入最为简单快捷，公式较多时，可以考虑使用域代码。

2.5 参考文献

格式要求里关于参考文献只有一句话：采用顺序号编号体系，然后分别给了期刊、专著和学位论文的一个例子，显然这是不够的，我们将要求补充如下：

参考文献使用国家标准 GB/T 7714-2015 ，最新一版 2015.12.01 开始实施；
参考文献序号使用方括号，如[1]、[2]，而不是1、2；
文献作者采用姓在前名在后的形式，欧美作者遵循同样的规范，而且姓为全称，名为首字母缩写，假设作者名为 Albert Einstein，那么规范的书写形式为 Einstein A；
作者不超过 3 个时，全部列举，超过 3 个时，其后加「，等」或 [, et al]，注意，等字之前要有逗号；
没有完全理解标准中对于标点符号使用的说明，但标准中给出的示例标点符号全部使用中文符号，但无论中文还是外文文献，每部分结尾使用实心圆点「.」而不使用空心句号「。」；
有不同版本时，第一版不额外说明，但其它版本应使用阿拉伯数字、序数缩写形式或其它标识表示，举例为：O'BRIEN J A. Introduction to information systems[M]. 7th ed. Burr Ridge, III：Irwin；
报纸、公告日期、更新日期、引用日期等，需要具体到某一天时，采用 YYYY-MM-DD 的格式，以短横线相连；
从专著或论文集中析出的有独立篇名的文献，和原文献的关系需要用 // 表示，因此找到的引用格式参考中的该符号不要删掉；
凡从期刊中析出的文献，应注明年、卷、期、页码，卷和期不一定都有，举几个例子：

示例1：2001，1(1)：5-6
示例2：2014，510：356-363
示例3：2010(6)：23

关于引用格式的参考，大家可能习惯从百度学术中找，但百度学术提供的参考中页码缺失情况比较严重，对于国内文献，可以直接从知网文献页面找到相关参考，如下图所示。对于外文文献，Google 学术提供的引用格式参考较为规范，页码缺失情况不多，如果确实找不到，可以到论文所在原数据库中寻找。

关于正文中文献的引用，可能大家已经注意到了我前面的 Word 截图中有 Zotero 插件，但考虑到文献格式问题，还是使用大家熟知的交叉引用最为保险。交叉引用使用的步骤如下。

首先，在文末新建「参考文献」一级标题，然后另起一行以正文格式插入以方括号开头的列表格式，如下图所示，注意，文献占据多行时，遵循默认格式，第二行不必顶格。

接着编辑正文内容，需要插入参考文献时，在参考文献部分输入正确的引用格式，然后将光标移动到正文需要插入文献的位置，选择「引用」选项卡，在「题注」功能区选择交叉引用，在弹出的窗口中选择对应的文献，如下图所示

插入后的文献标号需要设置为上标形式，可以在插入后直接使用快捷键「Ctrl+Shift+=」，也可以在论文中所有参考文献插入完成后，论文定稿前，使用高级替换功能，如下图所示，注意，为了避免将全文所有方括号格式的内容都替换掉，应不断地点击查找下一处，逐个进行替换。

最后，导出 PDF 时文献编号可能会从上标恢复，所以应当在导出之前复制一份论文，然后在复制的论文里全选所有内容，使用 Ctrl+Shift+F9 快捷键取消所有超链接，将其固化为文本，然后再使用导出或另存为 PDF。

2.6 目录

格式要求中对目录没有说明，根据论文模板、学长学姐的论文参考、询问老师、网上查阅等途径，总结格式如下

一级标题为黑体小三，二三级标题为宋体小四，英文字号与同行中文保持一致，字体为 Times New Roman；
虚线和页码字号为小四，尤其要注意一级标题的虚线和页码大小；
目录行间距为 1.5 倍（有些学校可能有具体要求）。

在「引用」选项卡的「目录」功能区选择自定义目录，根据上述格式进行设置，如下图所示。

设置完成后插入的目录如下图所示，内容改动完成后，右键目录选择更新域，可以根据是否更新了标题内容而选择不同的更新方式。另外，在定稿前，需要手动对一级标题的虚线和页码字号进行调整，然后调整目录行间距为 1.5 倍。

2.7 页眉页码

要求自摘要页起加页眉，眉体可用单线或双线（二等线、文武线），页眉说明使用五号楷体，左端「XX 大学硕士、博士学位论文」，右端「章号章题」。对页码则要求用阿拉伯数字连续编页，字号与正文字体相同，页底居中，数字两侧用圆点或一字横线修饰，如 ·3· 或－3－。同样，关于一些细节补充说明如下：

页码从独创性声明开始加入，从独创性声明到目录统一使用罗马数字，如 I、II、V等，从绪论开始使用阿拉伯数字；
空白页也应有页码。

智能搜索框输入「编辑页眉」，页面上方将出现横线，在横线上方输入文字，调整为五号楷体，为使文字分列于左右两端，中间插入空格，我们将编辑标记显示如下图

页码采用域代码插入方式，如下图所示

另外，摘要、目录、不同章节、参考文献等页眉右侧的文字都不相同，要实现这一点需要在每一部分的末尾插入分节符，如下图所示，位于「布局」选项卡。

分节符插入后的效果如下图所示，此时开启页眉页脚的编辑页面会发现上下两页显示的节数不同，光标移动到数字较高的一节页眉，在功能区中取消勾选「链接到前一节」，之后修改页眉文字将不会导致前面一节的文字随之改动。

2.8 装订打印

论文要求双面打印，沿长边装订，但一般还有一个默认的要求是：中英文扉页、独创性声明、中英文摘要、目录、每一章、参考文献、致谢等部分的第一页都位于奇数页。该要求的目的是双面打印时使各部分第一页位于正面而非反面，这也是论文中大部分空白页出现的原因。

前面已经提到，空白页也是需要有页码的，所以很多人热衷于充分利用这一规则占篇幅，这种做法挑不出毛病，但是要注意，论文一般不可以单字成行、单行成页，简单来说就是不要太过分。

3. 常见问题

我们总结一些上面没有提到的问题。

中文摘要中不要出现 this paper 字样，不少人可能直接复制中文摘要的机翻结果，但机翻完成后自己起码校对一次，不仅仅是因为机翻痕迹很容易被看出来以及标点符号需要调整，还因为机翻内容总是在查重的时候莫名奇妙被标红；
论文中的叙述方式，应尽量使用被动语态，避免使用主动语态。换个说法就是避免出现「我们」「我」这种第一人称主语，不过可以说「本文……」；
学校对论文有页数要求，考虑到部分人确实有扩充篇幅的需要，利用空白页和大图片的做法是允许的，但做的不要太明显，不要被老师一眼看出来。

最后，祝大家，也祝我自己毕业愉快！

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