OUTLOOK邮件自动分类技巧和VBA自动化邮件处理介绍_办公效率_什么值得买

一、利用OUTLOOK规则工具对邮件进行自动分类

Outlook邮件很多的时候，默认是按照时间流来排序，实际工作中在回头查找一些工作记录的时候，往往记不清楚发生时间，但能记清楚往来邮件的相对人，所以按照发件人或收件人来分类更为适合。

规则工具设置的逻辑很明确，即是达成某种条件，执行某些动作。

1、建立发件人和收件人目录

收件箱

上图是收件箱的分类，可以看到，我的同事程咬金、李逵、李逍遥之类的，他们如果给我发邮件会自动进入这个邮箱，如果要翻查邮件，只要记得谁发的，直接进入他的文件夹就行了。

来看看如何设置吧：

在收件箱上点右键，选择新建文件夹：

新建文件夹

然后，在弹出的小空格里填入文件夹的名字，可以用同事、事务的名字来命名：

流浪地球的电影还没看

这样，文件夹就建好了。

2、设定规则

点击你想分类的邮件，然后再依次点击：开始——规则——总是移动来自此人的邮件：

总是移动来自此人的邮件

在弹出的窗口选择要移动到的文件夹：

点击确定，就能把当前邮件和以后来自该发件地址的邮件，全部归类到李逍遥这个目录。

如果你有更高级的诉求，可以点击创建规则：

点击创建规则后，可以看到一个简单的规则定制窗口：

创建规则

窗口上半部分可以定制包含的主题、收件人，下半部分是可选的执行操作，显示通知、播放声音、移至文件夹等，如果选择右下角的高级选项按钮，可以看到Outlook提供了丰富的可定制规则。

第一步是选择条件，并且对条件进行编辑，这里面，发件人、主题、目的地址、标记等等都可以进行编辑：

第二步是选择操作，可以移动邮件、删除邮件、打印，转寄等等：

第三步，可以选择例外情况，意味着可以在某种情况下就不执行该操作，例外情况跟第一步的条件是一样的：

第四步，即可以命名和保存规则，保存完后可以选择立即执行规则处理目标邮件，这时候就可以溯及以往的邮件，不只是在新邮件上执行规则：

OK，有关使用规则工具对邮件进行分类的部分就介绍这么多，大家可以自己试验一下，就知道这个功能的强大了。

下面来讲解如何使用VBA实现邮件处理自动化。

二、使用VBA实现邮件处理自动化

VBA是Office内嵌的自动化工具，可以让使用者更灵活的，以相对更底层的方式操作Office的各种功能， 它是面向对象的，也是事件驱动的， 并且以类似basic的语言方式来使用，方便使用者快速上手。

我将以一个实际的例子来介绍如何编写一个Outlook的VBA程序。事情是这样：

老婆在总公司做邮件分拣工作，公司的信息化很差，与下属公司通过邮箱来传递文件，下属公司经常会给总公司发一些PDF报表，老婆需要把这些邮件附件按照不同情况分派给不同的同事去处理，对附件进行重命名并做好登记记录。

公司不愿意为这点事投建信息化系统，但由于邮件的量很大，老婆为这点事就要占几个小时，因为上班时候还有工作，所以通常老婆下班就把这个工作带回家，等孩子们都睡了再做，很是辛苦。

后来，老铁就让老婆跟下属公司的人约定一个固定格式的邮件标题，把与分拣有关的内容都写在标题里（比如订单号，订单类型等），然后编写了一个VBA的程序，半自动化的处理邮件，将几个小时的工作时间缩短到十分钟以内。

这个程序需要实现的核心功能很简单——识别邮件标题并进行归类。程序主要对用户点击的邮件进行识别，把邮件标题上的信息摘取出来，附合一些分配人员的信息，将附件下载归类再登记，基本上把原先拷贝复制的工作都简化成点几下鼠标了。

实现这个需求用了600来行代码，

1、开始编写代码

在Outlook中编写代码非常容易，以前如果没有写过代码可能需要先打开“开发工具选项卡”：依次点击文件—选项—自定义功能区，勾选“开发工具”：

勾选开发工具后，开发工具选项卡会显示在Outlook的界面上，点击开发工具选项卡，再点击Visual Basic，打开代码编写窗口：

在代码编写窗口中，左边的工程窗口内，逐级展开project1，双击 ThisOutlokSession，可以打开代码编写区，我们的代码就是在这个区域编写的：

代码主要分为两个部分，一是通过用户点击邮件，程序提取所点击邮件的相关信息，二是将相关信息显示在一个窗体上，接受用户修改和指定任务承担人的操作，在用户确认后进行登记和转存附件。

2、核心功能1：点击邮件并识别标题

代码的核心功能之一是用户点击邮件，并对所点击的邮件进行一系列的信息识别和提取。

Office的VBA程序都是事件驱动的，点击邮件识别标题就需要在点击邮件这个事件中进行编程，也就是说，点击了邮件就去执行这段代码。

点击邮件的事件即是：Outlook.Explorer 对象的 SelectionChange()事件，顾名思义，这个事件是在选择变化时触发，触发时，Outlook.Explorer 对象的 Selection 属性存储了当前选择的邮件项目的所有信息。

所以，我们要做的就是建立这个事件，并在事件中处理Selection中的有关信息。

A.声明和建立事件

声明事件：

Public WithEvents myOlExp As Outlook.Explorer ‘全局变量

建立事件：

Private Sub myOlExp_SelectionChange()

End Sub

使用这个事件时，还有一点需要注意，SelectionChange在Outlook启动期间会被触发，选中邮件时又会触发两次，所以需要在事件之初做一些判断，能够对所需要的那次触发做出处理，再添加以下代码：

声明触发计数变量：

Public fireSelChange As Integer '全局变量，触发计数器

在 myOlExp_SelectionChange() 事件中添加代码：

Private Sub myOlExp_SelectionChange()

fireSelChange = fireSelChange + 1 '触发计数

If appInit <> True Then '判定初始化是否完成

If fireSelChange Mod 2 = 0 Then '偶数次触发才是选中所需邮件的那次触发

'核心功能在此处实现

'……

fireSelChange = 2 '还原触发计数为2

Else

End If

ElseIf appInit = True And fireSelChange = 2 Then appInit = False '应用处于启动阶段且已触发两次则设定为应用处于已启动阶段

End If

End Sub

B.获取邮件标题

实现核心功能的思路主要是通过正则表达式对标题进行识别，将识别结果存储在变量中，上文说到邮件内容都包含在Outlook.Explorer 对象的 Selection 属性中，下面来看看具体如何获取邮件标题。

Selection属性是一个集合，可能包含多个项目，这个项目可能是邮件，也可能是联系人、任务等其他Outlook支持的对象，在这里只考虑选择一个邮件项目的情况，所以需要将Selection属性强制转换为 Outlook.MailItem 类型。

声明局部变量：

Dim myOlSel As Outlook.Selection 'Selection 属性

Dim strSubject As String '邮件标题

转换类型：

Set myOlSel = myOlExp.Selection '获得Selection 属性

If myOlSel.Count = 1 Then ‘判断是否选择了 1个项目

If myOlSel.Item(1).Class = OlObjectClass.olMail Then '判断所选的项目是否为邮件

Set oMail = myOlSel.Item(1) '将邮件赋值给局部变量

strSubject = oMail.Subject '提取邮件标题

End If

End If

提取出邮件标题后，还需要提取很多内容，都可以引用MailItem类的有关属性，例如：

MailItem.Body '邮件正文

MailItem.ReceivedTime '邮件接收时间

MailItem.Attachments '邮件附件集合，可以使用For Each 遍历附件集合，获取附件文件名，另存附件等。

C.正则表达式和启动窗体

VBA中使用正则表达式，可以从下面的代码开始：

Set mRegExp = CreateObject("Vbscript.Regexp")

With mRegExp

.Global = False 'True表示匹配所有, False表示仅匹配第一个符合项

.IgnoreCase = True 'True表示不区分大小写, False表示区分大小写

.Pattern = "(b|B|c|C){1}[0-9]{11}" '匹配字符模式

Set mMatches = .Execute(strSubject) '执行正则查找，返回所有匹配结果的集合，若未找到，则为空

‘其他内容

End With

经过一系列字符串提取工作，可以将字符串赋值给一个窗体，然后方便用户在窗体上可视化的操作，这个窗体后面具体讲解，这里只看一下如何赋值和显示窗体：

With MailForm

.IDTB.Text = strID '给窗体中IDTB这个文本框（TB即TextBox）设置编号的字符串

.NameTB.Text = strName '给窗体中NameTB这个文本框设置名称的字符串

'……其他代码

.Show '显示窗体

End With

3、核心功能2：在窗体中显示有关数据，并接受用户操作

由于发来的邮件千差万别，很多邮件标题与约定的格式不能百分百一致，因此需要在提取信息后，给用户（也就是我老婆）一个修改的机会，并请人工指定把任务分配给谁，所以需要一个窗体，显示所有提取的信息，让用户指定任务承担人，并在用户确认这些信息后进行登记和存储邮件附件的操作。

窗体设计如下图：

按照业务需求，窗体上提取出的信息最后都会记录到Excel文件中，同时也会合并到附件的文件名中。

使用VBA可以方便的在程序当中调用Excel或者Word等Office组件，并向文件中写入内容，以下代码可以添加到提交按钮的点击事件里：

Set xlapp = CreateObject("Excel.Application") '创建Excel对象。

Set wb = xlapp.workbooks.Open(recPathTB.Text) '打开记录文件

Set sht = wb.Sheets(1) '获取Excel表格的第一个sheet

i = sht.UsedRange.Rows.Count + 1 '计算单元格行数，i 即是定位到现有内容的最后一行。

sht.Cells(i, 1).Value = recvDateTB.Text

'将内容写入单元格

......

wb.Close True '关闭文件

xlapp.Quit '清理实例

4、其他代码

A.实现程序初始化

一般来说都要在Outlook启动时，做一些初始化的工作，程序初始化的事件是 Application_Startup ，可以在这个程序中添加初始化代码：

Private Sub Application_Startup()

Initialize_handler

End Sub

Initialize_handler 是一个自定义的函数，主要功能是在Outlook启动之初添加一个类别标签，并用这个标签来标记已经处理的邮件。标签一经添加，下次启动就会存在不需要再添加，程序也会做出相应判断，具体实现如下：

Sub Initialize_handler()

Dim objNameSpace As NameSpace

Dim objCategory As Category 'Outlook中邮件标签对象，存储了当前已有的标签，例如紧急，普通等

Dim ifFinished As Boolean '标记是否已完成邮件处理的变量

Set myOlExp = Application.ActiveExplorer '代表Outlook窗口界面的对象

appInit = True '标志程序已经初始化

fireSelChange = 0 '初始化触发selecttion_change 事件的次数。

'查看是否有已办的标识

Set objNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")

ifFinished = False

For Each objCategory In objNameSpace.Categories

If objCategory.Name = "已办" Then

ifFinished = True

Exit For

End If

Next

'如果没有已办标识则新增已办标识

If ifFinished = False Then objNameSpace.Categories.Add ("已办")

End Sub

B.获取邮件附件相关信息

项目当中需要检查邮件附件的文件名后缀是否为PDF，所以需要获取邮件附件的相关信息：

邮件附件的对应的对象是 Attachment，存储在MailItem.Attachments集合中，可以通过Foreach来遍历邮件附件，另外为了保证能取到准确的文件扩展名，使用系统自带Scripting.FileSystemObject对象的GetExtesion函数获得，代码如下：

Private Function FindAttachName() As String

Dim oAttachment As Attachment '声明Attachment对象

Dim attachName As String '附件文件名字符串

Dim oFso As Object

Set oFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") '设置FileSystemObject对象

FindAttachName = "" '设置返回值

For Each oAttachment In oMail.Attachments '遍历附件，oMail是全局变量

If LCase(oFso.GetExtensionName(oAttachment.FileName)) = "pdf" Then '判断附件文件名的扩展名是否为pdf

FindAttachName = oAttachment.FileName '设置返回值

Exit For

End If

Next

End Function

主要代码就展示到这里，相关的Outlook运行流程、组件类库等都有所涉及，算是抛砖引玉，源代码可以到文章最后下载。

三、总结

Outlook的邮件分类是一个非常便捷的工具，如果你的工作依赖于邮件系统，那一定要尝试进行分类，会节约很多时间，系统提供的规则工具已经可以进行初步的分类，日常工作足够用了。

如果像老铁一样有特殊的要求，那么花几天时间，照我的例子搞一个程序，也是可以考虑的，毕竟节约的时间都是自己的，而且总做一些机械重复的事情对心情也有不好的影响。

VBA编程对于有编程基础的人也有一些门槛，门槛并不在于VBA本身，而在于一是需要了解VBA程序在Outlook中的运行流程，二是要了解其内建的类库体系。我以前做过在其他代码中操作Excel、Word的程序，写Outlook的VBA程序也是第一次，不过好在相关的开发文档，网上的各种例子也很多，所以开发还算顺利。

就这样，谢谢观赏，老铁从小学（94年）开始学编程，初高中寒暑假都会写个程序，可惜后来上班却没怎么干过编程的工作，这是第一次写编程的文章，请大家给来个一条龙， 点赞+收藏+吐槽 。

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