使用文件计划管理保留标签 - Microsoft Purview (compliance)

访问文件计划

要访问文件计划，您必须具有以下管理员角色之一：

保留管理者

仅拥有查看权限的保留管理者

在 Microsoft Purview 合规门户中，转到“ 解决方案 ”>“ 记录管理 ”>“ 文件计划 ”：

如果“ 记录管理 ”未显示在导航窗格中，请首先向下滚动并选择“ 全部显示 ”。

浏览文件计划

如果已在 Microsoft Purview 合规性门户中从 数据生命周期管理 创建了保留标签，这些标签会自动显示在文件计划中。

同样，如果现在在文件计划中创建保留标签，而未将标签配置为将内容标记为记录，则也可以从 数据生命周期管理 中使用这些标签。

在“ 文件计划 ”页面上，将看到所有标签及其状态和设置、可选的文件计划描述符、用于分析或启用标签脱机审阅的导出选项，以及用于创建保留标签的导入选项。

“标签设置”列

通过选择“ 自定义列 ”选项，可以显示或隐藏除标签“ 名称 ”之外的所有列。但是默认情况下，前几列显示有关标签状态及其设置的信息：

状态标识标签是包含在标签策略中还是自动应用策略中（活动）或不（ 非活动 ）。

基于标识保留期的方式或时间。有效值：

上次修改时间

是记录 标识在应用标签时是否将该项目标记为记录。有效值：

是(法规)

默认情况下，“解锁 ”标识在应用标签时标记为记录的项是否已解锁。有效值：

重新标记用于 标识标签是否配置为在保留期结束时应用另一个标签。有效值：

空白或所选标签名称

保留期限 标识保留期限。有效值：

“ 处置类型 ”列指明在保留期到期时如何处置内容。有效值：

文件计划描述符列

文件计划可将详细信息包含在保留标签中。这些文件计划描述符提供了更多选项，可用于改进要标记的内容的易管理性和组织性。

默认情况下，从 引用 ID 开始，接下来的几列会显示这些可选的文件计划描述符，它们可以在创建保留标签或编辑现有标签时进行指定。

为了帮助你开始使用，以下文件计划描述符有一些现成的值：

企业机能/部门

颁发机构类型

预配/引文

创建或编辑保留标签时的文件计划描述符示例：

当为这些可选描述符中的每个描述符选择“ 选择 ”时，可以选择其中一个现成值，也可以创建自己的值，然后选择它。例如：

创建保留标签

在 文件计划 页中，选择" + 创建标签 > 保留标签

按照配置过程的提示进行操作。请注意你选择的名称，因为在保存标签后无法更改此名称。

有关保留设置的详细信息，请参阅用于保留和删除内容的设置。

若要使用保留标签来声明记录，请选择 “将项目标记为记录” ，或者 “将项目标记为合规性记录” 。有关详细信息，请参阅配置保留标签以声明记录。

创建标签后，你会看到发布标签、自动应用标签或仅保存标签的选项，请选择“ 现在仅保存标签 ”，然后选择“ 完成 ”。

重复这些步骤以创建更多标签。

编辑保留标签

若要编辑现有保留标签，请从 文件计划 页中选择它，然后选择 编辑标签 选项以启动编辑保留过程，以便更改标签说明和任何符合条件的设置。

创建和保存标签后，某些设置无法更改，其中包括：

保留标签名称和保留期除外。但是，如果保留期基于项目的标记时间，则不能更改保留期。

用于将项目标记为记录的选项。

删除保留标签

可以删除当前未包含在任何发布的或自动应用保留标签策略（未针对基于事件的保留进行配置）的保留标签，或删除将项目标记为法规记录的保留标签。

对于可以删除的保留标签，如果已应用到项目，则删除操作将失败，并且你将看到指向内容资源管理器的链接，以标识已标记的项目。

但是，内容资源管理器可能需要多达两天时间才能显示标记的项目。在这种情况下，可能会删除保留标签，而不显示指向内容资源管理器的链接。

导出所有保留标签以分析或启用脱机评审

在文件计划中，可以将所有保留标签的详细信息都导出到 .csv 文件中，有助于推动定期与组织中数据管理利益干系人一起执行合规性评审。

要导出所有保留标签：在“ 文件计划 ”页上，选择“ 导出 ”：

将打开包含所有现有保留标签的 *.csv 文件。例如：

向文件计划导入保留标签

在文件计划中，可以使用具有特定格式的 .csv 文件批量导入新的保留标签：

在 “文件计划 ”页上，选择“ 导入：导入文件计划的选项 ”

在“ 填写并导入文件计划 ”窗格中，选择“ 下载空白模板 ”：

下载模板后，为每个标签添加一行，然后保存文件。有关描述每个性能的属性和有效值的信息，请参阅下一节。

填充模板示例：

选择“ 上传文件 ”，以上传填写的模板。

文件计划会上传文件并验证条目。

具体取决于验证结果:

如果验证失败: 备注行号和列名以在导入文件中进行更正。在文件中更正错误并保存，然后重复步骤 4。

如果验证通过：可以看到 已成功导入文件计划 ，并且条目已成功转换为保留标签。选择“ 完成，关闭窗格并自动刷新 文件计划 页以显示新标签。

现在可以发布新的保留标签，或自动应用标签。可以从“ 标签策略 ”选项卡执行这两项操作，然后选择“ 发布标签 ”或“ 自动应用标签 ”。

有关导入的标签属性的信息

使用以下信息可有助于填写下载的模板，以导入新的保留标签。对于导入，某些值具有最大长度：

LabelName ：最大长度为 64 个字符

Comment 和 Notes ：最大程度为 1024 个字符

所有其他值：长度不受限制

使用此属性可以添加有关用户的保留标签的说明。当用户将鼠标悬停在 Outlook、SharePoint 和 OneDrive 等应用的标签上时，将显示此说明。如果将此属性保留为空白，则会显示默认说明，用于说明标签的保留设置。 IsRecordLabel 否，除非法规为 TRUE 此属性指定标签是否将内容标记为记录。有效值为：
TRUE ：标签将项目标记为记录，因此无法删除该项。
FALSE ：标签不会将内容标记为记录。此值为默认值。

组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionAction、RetentionDuration 和 RetentionType。 RetentionAction 否，除非指定了 RetentionDuration 、 RetentionType 或 ReviewerEmail 此属性指定在指定) 过期时，在 RetentionDuration 属性指定的值 (之后要执行的操作。有效值为：
Delete ：删除早于 RetentionDuration 属性指定的值的项目。
保留：在 RetentionDuration 属性指定的持续时间内保留项目，然后在持续时间到期时不执行任何操作。
KeepAndDelete ：在 RetentionDuration 属性指定的持续时间内保留项目，然后在持续时间到期时将其删除。

组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionDuration 和 RetentionType。 RetentionDuration String 否，除非指定了 RetentionAction 或 RetentionType 此属性指定内容保留的天数。有效值为：
无限制 ：项目将无限期保留。
* n ：以天为单位的正整数;例如 365 。支持的最大数为 36,525，即 100 年。如果需要的时间超过此最大值，请改用“无限制”。

组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionAction 和 RetentionType。 RetentionType 否，除非指定了 RetentionAction 或 RetentionDuration 此属性指定是否从内容创建日期、事件日期、标记日期或上次修改日期计算保留期 (（如果指定) ）。有效值为：
CreationAgeInDays
EventAgeInDays
TaggedAgeInDays
ModificationAgeInDays

组依赖项：指定此属性时，还必须指定 RetentionAction 和 RetentionDuraction。 ReviewerEmail SmtpAddress 指定此属性后，保留持续时间到期时将触发处置评审。此属性指定租户中用于 KeepAndDelete 保留操作审阅者的电子邮件地址。

可以在租户中包含单个用户、通讯组或安全组的电子邮件地址。指定多个电子邮件地址，用分号分隔。

组依赖项：指定此属性时， RetentionAction (必须为 KeepAndDelete ) 、 RetentionDuration 和 RetentionType 。 ReferenceId 该属性指定在 参考 ID 文件计划描述符中显示的值，可将其用作组织的唯一值。 Departmentname 该属性指定在 功能/部门 文件计划描述符中显示的值。该属性指定在类别文件计划描述符中显示的值。 SubCategory 该属性指定在 子类别 文件计划描述符中显示的值。 AuthorityType 该属性指定在 权限类型 文件计划描述符中显示的值。 CitationName 该属性指定在 预配/引文 文件计划描述符中显示的引文名称。例如，“2002 年萨班斯-奥克斯利法案”。 CitationUrl 该属性指定在 预配/引文 文件计划描述符中显示的 URL。 CitationJurisdiction 该属性指定在 预配/引文 文件计划描述符中显示的司法管辖区或机构。例如，“美国证券交易委员会 (SEC)”。 Regulatory 此属性指定标签是否将内容标记为法规记录，该记录比记录更具限制性。要使用此标签配置，必须将租户配置为显示将内容标记为法规记录的选项，否则导入验证将失败。有效值为：
TRUE ：标签将项目标记为法规记录。还必须将 IsRecordLabel 属性设置为 TRUE。
FALSE ：标签不会将内容标记为法规记录。此为默认值。 EventType String 否，除非 RetentionType 为 EventAgeInDays 此属性指定用于基于事件的保留的事件类型。指定 记录管理 > 事件 > 管理事件类型 中显示的现有事件类型。或使用 Get-ComplianceRetentionEventType cmdlet 查看可用的事件类型。虽然存在一些内置事件类型，例如 员工活动 和 产品寿命 ，但你仍然可以创建自己的事件类型。

如果指定自己的事件类型，则它必须在导入之前存在，因为名称在导入过程中会进行验证。 IsRecordUnlockedAsDefault 此属性指定在应用标签时标记为记录的项目是否已解锁。有效值为：
TRUE ：标记为记录的项目在应用标签时处于解锁状态。 IsRecordLabel 属性必须设置为 TRUE，并且属性 Regulatory 不能设置为 TRUE。
FALSE ：项目未标记为记录或标记为记录，但在应用标签时锁定。此值为默认值。 ComplianceTagForNextStage 此属性指定要在保留期结束时应用的替换标签的名称。

如果 Regulatory 为 TRUE ，请不要指定此属性。

当前不支持导入的标签设置:

多阶段处置评审: 虽然在使用模板导入保留标签时可以为单个处置评审阶段配置设置，但不能指定其他审阅阶段。相反，请在导入成功后，在合规性门户中配置它们。

现在，你已创建保留标签，可以通过发布标签或自动应用这些标签将其添加到项目中：

发布保留标签并将其应用到应用

自动向内容应用保留标签