從 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，選取 [資料生命週期管理 > Microsoft 365 > 保留原則] 。

選取 [新增保留原則 ] 以開始 [建立保留原則 ] 設定，並為您的新保留原則命名。

針對 [ 指派系統管理員單位 ] 頁面：此設定目前為預覽狀態。 如果您的組織 在 Azure Active Directory 中使用管理單位 ，則可以選取管理單位，自動將保留原則限制為特定使用者。 如果您的帳戶已 獲指派管理單位 ，您必須選取一或多個管理單位。

如果您不想使用管理單位來限制原則，或您的組織尚未設定管理單位，請保留 [ 完整目錄] 的預設值。

取決於您從 開始之前 指示進行的選擇，針對 [選擇要建立的保留原則類型 ] 頁面，選取 [調適型 ] 或 [靜態 ] 。 如果您尚未建立調適型範圍，可以選取 [調適型 ] ，但因為沒有任何可選取的調適型範圍，您將無法使用此選項完成設定。

取決您選取的範圍：

如果您選擇 [調適型 ] ：在 [選擇調適型原則範圍和位置 ] 頁面上，選取 [新增範圍 ] ，並選取已建立的一或多個調適型範圍。 然後選取一或多個位置。 您可以選取的位置取決於新增的 範圍類型 。 例如，如果您只新增範圍 類型使用者， 您將能夠選取 Teams 聊天 ，但無法選取 Teams 頻道訊息 。

如果您選擇 [靜態 ] ：在 [選擇要套用原則的位置 ] 頁面上，選取 Teams 的一個或多個位置：

針對 決定是否要保留內容、刪除或兩者皆是 頁面，請指定保留和刪除內容的設定選項。

您可以建立只會保留內容但不刪除內容的保留原則，建立會保留並於一段指定的時間後刪除內容的原則，或直接在一段時間後刪除指定內容的原則。 如需詳細資訊，請參閱 保留和刪除內容的設定 。

完成設定並儲存您的設定。

如需使用 Teams 保留原則並了解使用者體驗的指引，請參閱 Teams 文件的 Microsoft Teams 的保留原則 。

如需 Teams 保留運作方式的技術詳細資料，包括哪些郵件元素支援保留和時間資訊及逐步範例，請參閱 了解 Microsoft Teams 的保留 。

Teams 保留原則的已知設定問題

雖然您可以選取選項，在上次修改項目時開始保留期間，但是一律會使用 項目建立時間 的值。 對於已編輯的訊息，原始訊息的一份副本會與原始時間戳記一起儲存，以識別建立此預先編輯訊息的時間，且預先編輯後的訊息具有較新的時間戳記。

當您選取 Teams 聊天位置的 [編輯] 時，您可能會看到來賓和非信箱使用者。 保留原則並非為這些使用者設計，因此請不要選取他們。

若要包含新建立的 Teams 頻道訊息和 Teams 私人頻道訊息通話資料記錄，您必須選取 Teams 聊天 位置，而不是 Teams 頻道訊息 和 Teams 私人頻道訊息 位置。

支援 Teams 所需的其他保留原則

Teams 不僅是提供聊天和頻道訊息功能，還有更多功能。 如果您有從 Microsoft 365 群組建立的小組， (先前Office 365群組) ，您應該使用 Microsoft 365 群組信箱網站位置，另外設定包含該 Microsoft 365 群組的 & 保留原則。 此保留原則適用於群組的信箱、網站和檔案中的內容。

如果您的小組網站未連線到 Microsoft 365 群組，您需要包含 SharePoint 傳統和通訊網站 或 OneDrive 帳戶 位置的保留原則，以保留和刪除 Teams 中的檔案：

在聊天中共用的檔案會儲存在共用檔案之使用者的 OneDrive 帳戶中。

上傳至頻道的檔案則會儲存在團隊的 SharePoint 網站中。

當團隊未連線至 Microsoft 365 時，您可以將保留原則套用到僅特定團隊的檔案，方法是選取團隊的 SharePoint 網站，以及團隊中使用者的 OneDrive 使用者帳戶。

套用至 Microsoft 365、SharePoint 網站或 OneDrive 帳戶的保留原則有可能會刪除 Teams 聊天中參考的檔案，或在頻道訊息刪除前就將其刪除。 在這種情況下，檔案仍會顯示在 Teams 訊息中，但是當使用者選取檔案時，會收到「找不到檔案」錯誤。 此行為並非保留原則特定，因此也可能在使用者從 SharePoint 或 OneDrive 中手動刪除檔案時發生。

選取 [新增保留原則] 以建立新的保留原則。

針對 [ 指派系統管理員單位 ] 頁面：此設定目前為預覽狀態。 如果您的組織 在 Azure Active Directory 中使用管理單位 ，則可以選取管理單位，自動將保留原則限制為特定使用者。 如果您的帳戶已 獲指派管理單位 ，您必須選取一或多個管理單位。

如果您不想使用管理單位來限制原則，或您的組織尚未設定管理單位，請保留 [ 完整目錄] 的預設值。

取決於您從 開始之前 指示進行的選擇，針對 [選擇要建立的保留原則類型 ] 頁面，選取 [調適型 ] 或 [靜態 ] 。 如果您尚未建立調適型範圍，可以選取 [調適型 ] ，但因為沒有任何可選取的調適型範圍，您將無法使用此選項完成設定。

取決您選取的範圍：

如果您選擇 [調適型 ] ：在 [選擇調適型原則範圍和位置 ] 頁面上，選取 [新增範圍 ] ，並選取已建立的一或多個調適型範圍。 然後選取一或多個位置。 您可以選取的位置取決於新增的 範圍類型 。 例如，如果您只新增範圍 類型 User， 您將能夠選取 Yammer 使用者訊息 ，但無法選取 Yammer 社群訊息 。

如果您選擇 [靜態 ] ：在 [選擇要套用原則的位置 ] 頁面上，將 Yammer 的一個或兩個位置切換為開啟： Yammer 社群訊息 和 Yammer 使用者訊息 。

預設會選取所有社群和使用者，但是您可以指定要包含或排除的社群和使用者，以縮小範圍。

針對 Yammer 使用者訊息：

針對 決定是否要保留內容、刪除或兩者皆是 頁面，請指定保留和刪除內容的設定選項。

您可以建立只會保留內容但不刪除內容的保留原則，建立會保留並於一段指定的時間後刪除內容的原則，或直接在一段時間後刪除指定內容的原則。 如需詳細資訊，請參閱 保留和刪除內容的設定 。

完成設定並儲存您的設定。

如需有關保留如何適用于 Yammer 的技術詳細資料，包括保留和計時資訊支援的訊息元素，以及範例逐步解說，請參閱 瞭解 Yammer 的保留 。

Yammer 保留原則的已知設定問題

雖然您可以選取選項，在上次修改項目時開始保留期間，但是一律會使用 項目建立時間 的值。 對於已編輯的訊息，原始訊息的一份副本會與原始時間戳記一起儲存，以識別建立此預先編輯訊息的時間，且預先編輯後的訊息具有較新的時間戳記。

當您針對 [Yammer 使用者訊息] 位置選取 [編輯] 時，您可能會看到來賓和非信箱使用者。 保留原則並非為這些使用者設計，因此請不要選取他們。

支援 Yammer 所需的額外保留原則

Yammer 不僅可提供社群訊息和私人訊息功能，還有更多功能。 若要保留和刪除 Yammer 網路的電子郵件訊息，請使用 Microsoft 365 群組信箱 & 網站 位置，設定額外的保留原則，其中包含用於 Yammer 的任何 Microsoft 365 群組。

此位置也會包含上傳至 Yammer 社群的檔案。 這些檔案會儲存在 Yammer 社群的群組連結 SharePoint 網站中。

套用至 SharePoint 網站的保留原則可能會在刪除 Yammer 訊息之前便刪除這些訊息中參考的檔案。 在這種情況下，檔案仍會顯示在 Yammer 訊息中，但是當使用者選取檔案時，會遇到「找不到檔案」錯誤。 此行為並非保留原則特定，因此也可能在使用者從 SharePoint 中手動刪除檔案時發生。

針對適用於下列任何服務的保留原則，使用下列指示：

從 Microsoft Purview 合規性入口網站 中，選取 [資料生命週期管理 > Microsoft 365 > 保留原則] 。

選取 [新增保留原則 ] 以開始 [建立保留原則 ] 設定，並為您的新保留原則命名。

針對 [ 指派系統管理員單位 ] 頁面：此設定目前為預覽狀態。 如果您的組織 在 Azure Active Directory 中使用管理單位 ，則不包含 SharePoint 網站或 Exchange 公用資料夾的保留原則可以透過選取管理單位，自動限制為特定使用者。 如果您的帳戶已 獲指派管理單位 ，您必須選取一或多個管理單位。

如果您不想使用管理單位來限制原則，或您的組織尚未設定管理單位，請保留 [ 完整目錄] 的預設值。 您必須為原則選取 [完整目錄 ]，才能包含 SharePoint 網站和 Exchange 公用資料夾的位置。

取決於您從 開始之前 指示進行的選擇，針對 [選擇要建立的保留原則類型 ] 頁面，選取 [調適型 ] 或 [靜態 ] 。 如果您尚未建立調適型範圍，可以選取 [調適型 ] ，但因為沒有任何可選取的調適型範圍，您將無法使用此選項完成設定。 調適型原則不支援 Exchange 公用資料夾或商務用 Skype 的位置。

取決您選取的範圍：

如果您選擇 [調適型 ] ：在 [選擇調適型原則範圍和位置 ] 頁面上，選取 [新增範圍 ] ，並選取已建立的一或多個調適型範圍。 然後選取一或多個位置。 您可以選取的位置取決於新增的 範圍類型 。 例如，如果您只新增範圍 類型 User， 您將能夠選取 Exchange 信箱 ，但無法選取 SharePoint 網站 。

如果您選擇 [靜態 ] ：在 [選擇位置 ] 頁面上，開啟或關閉除 Teams 和 Yammer 位置以外的任何位置。 您可以將每個位置保留為預設值，以便 將原則套用於整個位置 ，或 指定包含和排除 。

位置專用資訊：

針對 決定是否要保留內容、刪除或兩者皆是 頁面，請指定保留和刪除內容的設定選項。

您可以建立只會保留內容但不刪除內容的保留原則，建立會保留並於一段指定的時間後刪除內容的原則，或直接在一段時間後刪除指定內容的原則。 如需詳細資訊，請參閱此頁面上的 保留和刪除內容的設定 。

完成設定並儲存您的設定。

當您建立並提交保留原則時，最多需要七天的時間才能套用保留原則：

首先，保留原則必須分配至您已選取的位置，然後套用至內容。 您可以在 Microsoft Purview 合規性入口網站中，透過從 [保留原則] 頁面中選取保留原則，隨時檢查其發佈狀態。 從飛出視窗窗格中，如果您看到 (錯誤) 狀態，且在位置的詳細資料中，看到訊息說明部署原則或嘗試重新部署原則所耗費的時間超過預期，請嘗試執行 Set-AppRetentionCompliancePolicy 或 Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell 命令以重試此原則發佈:

連線到安全性 & 合規性 PowerShell 。

執行下列其中一個命令：

針對 Teams 私人通道訊息 、 Yammer 使用者訊息 和 Yammer 社群訊息 的原則位置:

Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
針對所有其他原則位置，例如 Exchange 信箱、 SharePoint 傳統和通訊網站，以及 Teams 頻道訊息：
Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
更新保留原則
當保留原則中的設定已套用至內容時，除了新識別的內容之外，對原則所做的設定變更也會自動套用至此內容。
部分設定無法在原則建立和儲存之後進行變更，包括保留原則的名稱、範圍類型 (調整型或靜態) 和保留期間以外的保留設定。
如果您不再需要已設定的保留設定，請參閱 釋出保留原則。
針對保留原則進行疑難排解
如果您的保留原則未如預期般運作，或您看到與保留原則相關的錯誤，請使用下列疑難排解資源：
識別 Microsoft 365 保留和保留標籤原則中的錯誤
解決 Microsoft 365 保留和保留標籤原則中的錯誤
如果 Exchange、SharePoint、OneDrive 或 Microsoft 365 群組的某些項目需要與您設定之保留原則設定不同的保留設定，請建立這些例外狀況的保留標籤。
不過，如果您想管理商務、法律或法規記錄保留需求的高價值項目，請使用檔案計畫來建立及管理保留標籤。