在 Microsoft Outlook 的电子邮件正文中，如果添加指向 OneDrive 或 Microsoft SharePoint 上存储的文件的链接，Outlook 会将该链接识别为可共享链接，并显示有关该链接的其他信息。 这包括可共享链接的可视指示器、通过链接共享的文件类型的图标、可以访问链接的收件人以及管理链接访问权限的选项。 Outlook 中的可共享链接功能有助于确保从 Outlook 中正确共享指向其他 Microsoft 365 应用的链接，而无需打开这些应用程序来共享文件。
当您采取以下任一操作时，Outlook 会识别电子邮件中的可共享链接：
复制指向 OneDrive 或 SharePoint 文件的链接，然后将其粘贴到电子邮件正文中。
导航到“
邮件
”选项卡，选择“
链接
>
插入链接”
，然后选择 OneDrive 或 SharePoint 中的文件。
注意：
如果从“
链接
”下显示的列表中插入最近使用的文件，Outlook 将使用租户管理员为组织设置的
默认设置
来共享该链接。
右键单击电子邮件的正文，选择“
链接
>
插入链接”
，然后选择 OneDrive 或 SharePoint 中的文件。
答复或转发包含现有链接的电子邮件。
继续处理包含现有链接的草稿。 例如，在早期版本的 Outlook 中启动草稿，然后在较新版本中继续处理草稿。
当 Outlook 检测到可共享链接时，它会对链接应用特殊格式，其中包括灰色背景、链接的蓝色和共享文档的相应图标。 这些视觉指示器使链接与收件人相得心应手。 如果将共享文档的 URL 粘贴到电子邮件正文中，Outlook 会自动将其缩短以显示文件名。
Outlook 还会显示有关访问链接所需的权限的信息。
提示：
如果你使用屏幕阅读应用（如
Windows 讲述人
），则将在将光标导航到链接后朗读有关访问权限的信息。
撤消链接缩短
如果希望使用完整 URL 而不是 Outlook 自动插入的缩短 URL，请使用以下方法之一：
右键单击该链接，然后选择“
显示完整 URL
”。
注意：
当光标位于链接内时，还可以通过按 Menu 键来访问此菜单。
选择“
撤消
”按钮或在自动缩短的链接出现后按 Ctrl+Z，然后继续键入。
在缩短的 URL 出现后但在继续键入之前按 Backspace 键。
管理对可共享链接的访问
选择链接中显示的权限信息，以管理哪些用户可以访问该信息及其访问级别，例如允许查看但不允许编辑链接。
选择选项并选择“
应用”
后，Outlook 会检查邮件收件人是否能够访问可共享链接。 如果在检查正在进行时尝试发送邮件，Outlook 将显示以下警告：
我们仍在检查收件人是否可以访问此邮件中的链接。
可以选择跳过剩余的检查，仍然发送电子邮件，或者不发送电子邮件。 选择任一选项以继续。
如果选择不发送邮件，并且等待检查完成，Outlook 将显示检查结果。
结果：所有收件人都可以访问链接
如果 Outlook 确认所有收件人都可以访问链接，你将看到以下确认消息：
收件人可以访问邮件中的链接。
结果：一个或多个收件人无法访问链接
如果 Outlook 确定一个或多个收件人无法访问可共享链接，则会将可共享链接的颜色更改为红色，并在链接文本的右上角显示红色感叹号。 左键单击链接时，将看到有关访问问题原因的信息。
在此屏幕截图中，收件人被确定为组织外部，无权访问链接。 因此，Outlook 提供了以下选项以继续操作：
管理访问权限
：将收件人更改为可能能够访问该链接的人员。
作为副本附加
：如果具有访问其位置所需的权限，请将文件作为副本附加。
忽略
：忽略错误，使链接在尝试发送消息时显示正常运行且不显示任何警告。
还可以使用以下方法访问这些选项：
右键单击链接。
光标位于链接上时，使用键盘访问上下文菜单。
如果不采取步骤解决访问问题，则当您尝试发送邮件时，Outlook 将显示以下警告：
某些收件人无法访问邮件中的链接。
这提供了在发送邮件之前修复收件人列表的另一个机会，以确保每个人都可以访问该链接。
提示
：如果电子邮件中有多个链接存在访问问题，请使用 Ctrl+Alt+F1 在链接之间导航。
结果：无法验证收件人访问权限
如果 Outlook 无法验证收件人是否有权访问链接，将显示以下警告：
无法验证收件人是否可以访问此链接，因为你处于脱机状态。
链接文本的右上角会显示一个灰色感叹号，并显示 Outlook 无法检查收件人访问权限的原因。 选择“
忽略
”可忽略该错误，以便在尝试发送消息时不显示任何警告。
解决常见问题
下面是在使用可共享链接时可能会遇到的常见问题的解决方案。
问题 1：
链接显示灰色背景，但链接的权限检查似乎不起作用。 此外，用于管理链接访问权限的选项不可用。
A1：
链接可能具有灰色背景，但 Outlook 无法识别为指向 OneDrive 或 SharePoint 文件的链接。 当链接位于你从其他人收到的邮件中，并且你回复或转发该邮件时，通常会发生此问题。 在这种情况下，出现此问题的可能原因有多种：
链接的原始发送方手动为其应用了灰色背景。
Outlook 客户端无法识别链接指向的服务。 例如，如果发件人在自定义域而不是 sharepoint.com 托管其 SharePoint 网站，则 Outlook 无法识别该网站，除非你登录到与
文件
>
Office 帐户
>
连接服务
下的域关联的帐户。
链接是使用 Microsoft 标准 URL 前缀
包装
的安全链接：
https://nam01.safelinks.protection.outlook.com
。 如果复制电子邮件中的包装链接并将其粘贴到新的电子邮件中，Outlook 无法解包该链接以识别存储在 OneDrive 或 SharePoint 上的文件。
Outlook 可以解包此类邮件的唯一情况是查看或预览邮件，然后答复或转发邮件。
问题 2：
链接指向 OneDrive 或 SharePoint 上的文件，但没有灰色背景，并且用于管理链接访问的选项不可用。
A2：
Outlook 可能无法识别链接指向的位置的原因有多种。
链接不可共享。 首次插入链接时，Outlook 会向服务器检查链接指向的内容。 如果 Outlook 无法管理链接指向的位置的访问权限或检查权限，则该链接将显示为普通超链接。
注意：
例如，如果 Outlook 在插入链接 (时无法联系服务器，则如果你脱机工作) ，它将稍后运行检查，并相应地更新你看到的内容。
该链接使用虚构域名，例如“
contoso.com
”。仅当同时通过
文件
>
Office
> 帐户
连接服务
使用该域名登录到 OneDrive 或 SharePoint 帐户时，Outlook 才能识别该链接。
该链接是安全链接，Outlook 无法检查链接是否指向 OneDrive 或 SharePoint。
此链接适用于 OneDrive 的使用者版本，但目前仅支持 OneDrive 的商业版本。
问题 3：
在哪些情况下，Outlook 可能无法检查收件人是否可以访问邮件中的链接，然后显示警告？
A3：
下面是一些常见情况：
你正在脱机工作
脱机工作时
，Outlook 无法与服务器通信。 如果在脱机工作时添加链接或收件人，Outlook 将在你联机后自动与服务器通信。
未使用与链接关联的帐户登录
如果添加指向站点的链接 (（例如
sharepoint.com
) ），但未登录到托管链接的租户上的帐户，Outlook 将不会与服务器通信。 例如，链接可能指向
contoso.sharepoint.com
，但你可能未登录到 Contoso 帐户。 Outlook 仅向你登录的租户发送请求。
发送帐户未与链接关联
你已登录到与链接关联的帐户。 但是，你不会从该帐户发送链接，而是从其他电子邮件帐户发送。 在这种情况下，Outlook 会缩短 URL，并提供正确的文件图标和当前链接信息。 但是，它不会检查收件人是否有权访问链接，也不会允许你管理其访问权限。
邮件的收件人过多
Outlook 将数量限制为 100 个收件人，可以检查每封电子邮件的访问权限。 如果邮件中的收件人数超过该限制，Outlook 无法检查收件人是否有权访问邮件中的链接。
注意：
通讯组列表中的每个收件人也计入限制。
问题 4：
答复电子邮件时，如果原始邮件中的其中一个链接为红色，为什么 Outlook 在发送邮件时不显示警告？
A4：
链接可能显示为红色，因为原始发件人可能无权访问该链接。 他们可能转发了包含未打开的链接的邮件。 例如，如果他们使用了早期版本的 Outlook 或其他电子邮件客户端，则可能不会在发送邮件之前收到警告。
如果你回复原始发件人，Outlook 不会在发送答复之前警告你有关链接的信息。 但是，如果您添加更多链接、更改现有链接或添加新收件人，Outlook 将检查所有链接，并在有链接不适用于收件人时在发送邮件前发出警告。
问题 5：
为什么会议邀请中添加的链接未显示
此邮件的收件人
选项？
A5：
选项当前不可用。
问题 6：
是否可以关闭可共享链接功能？
A6：
否。
